ODTÜ TEKNOKENT

ODTÜ TEKNOKENT’te ‘Kağıtsız’ Ofis Dönemi

ODTÜ TEKNOKENT’te ‘kağıtsız ofis’ dönemi başladı. Geçtiğimiz Nisan ayından itibaren teknok...

Tarih 22.05.2020

Dijital dönüşümün tüm kurum ve firmalarda kendini gösterdiği bir dönemde, Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne (EBYS) geçen kurum ve şirketlerin sayısı da her geçen gün artıyor. ODTÜ TEKNOKENT Yönetim A.Ş. de tüm doküman, süreç ve form yönetimini EBYS sistemi ile yönetme kararı aldı. 

Sistemin uygulamaya girmesiyle birlikte; kurum genelinde kesintisiz otomasyona geçilerek, kağıt bazlı iş süreçlerinin tam entegre dijital bir ortama dönüşmesinin sağlandığını belirten ODTÜ TEKNOKENT Genel Müdürü Serdar R. Alemdar: “Böylelikle, ODTÜ TEKNOKENT yönetimi bünyesinde önümüzdeki dönemde ciddi oranda bir kağıt tasarrufu sağlanmasını, çevreye duyarlı yazılımlar ile en yeşil ofis konseptine geçilmesini, maliyet ve zaman kayıplarının azaltılmasını, kalite ve verimliliğin ise arttırılmasını amaçlıyoruz.” diye konuştu.

Alemdar ayrıca, evrakla yürütülen iş süreçlerinin otomatik hale geldiğini, karar verme süreçlerinin hızlandığını, işlem kuyrukları ve tamamlanma sürelerinin kısaldığını, insan hatalarının ortadan kalktığını, kurum içi iletişim kanallarının daha iyi hale geldiğini de sözlerine ekledi.

İş süreçlerinde verimlilik artacak

Alemdar: “Bu sistem yazışmaları doğru kişiye en kısa yoldan ulaştırılabilecek. Birimler 7 gün 24 saat evrak alıp gönderebilecek, belgelerin dolaşımı esnasında durumları takip edilebilecek, belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivlenebilecek. Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla saniyeler içinde ulaşılabilecek, aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkânı sağlanabilecek, belgelerin birden fazla noktaya aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilecek” dedi.

Kağıt ile sıfır temas

ODTÜ TEKNOKENT, Elektronik Belge, Form ve Süreç Yönetimi Sistemi ile birçok yönden tasarruf sağlayacak. Geleneksel sisteminde yüksek maliyetlere neden olan çoğaltma ve kopyalama işlemleri, EBYS ile görece daha az yapılacağından kâğıttan, kartuştan ve zamandan tasarruf sağlayacak. Birden fazla kişinin aynı anda aynı belge üzerinde çalışabilmesine imkân veren sistem, tıkanan noktaların raporlanmasını kolaylaştıracak. Ayrıca, kağıt teması minimuma ineceği için koronavirüs ya da diğer virüs ve bakterilerin belgelerden insanlara geçmesinin önüne geçilecek.

Elektronik imza kullanılacak

EBYS ile teknokent yönetiminde yapılan tüm yazışmalar elektronik belge olarak bilgisayar ortamında oluşturulacak. Sistemin web tabanlı altyapısı sayesinde, kurum binasından bağımsız bir şekilde, hem ofis içi, hem ofisler arası, hem de ofis dışı kullanım ve belge havuzuna erişim olanağı sağlanacak. Belgeler, elektronik ortamda onaylandıktan sonra elektronik imza ile imzalanacak.

 

 

info@odtuteknokent.com.tr İhsan Doğramacı Blv. Üniversiteler Mah. İkizler Binası, ODTÜ TEKNOKENT 06800 Çankaya/Ankara